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合同借阅管理办法.doc

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资源描述:
合同借出借阅管理办法一、目的 为加强合同管理,避免失误,提高经济效益,根据中华人民共和国合同法及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,特制订本办法。二、分类 档案资料借阅分为借出和查阅两种方式。三、适用范围 本制度适用于本公司所有存档合同及资料的借阅。 四、合同借出查阅的审批 (一) 借出查阅本部门合同档案,需本部门负责人签字同意,借阅本部门外的合同档案需总经理签字同意方可借阅。合同档案保管员须依据相关负责人签字同意的合同借(查)阅申请表 (见附件 1) ,方可将合同交给借查阅人使用。(二) 借出合同1、借出合同时,须按有关手续借阅,须填写合同借(查)阅申请表 。 2、档案管理员对所有借出的文件资料应当面清点份数、页数,发现问题查明情况,及时报告领导。 3、 借出的资料不允许中途转借他人,必须归还后再办手续。4、 合同的借出时间原则上是当日借当日还,最长不超过两个工作日,如遇特殊情况需继续借阅,应重新填写借(查)阅申请单 ,不得擅自延期归还。5、 因工作需要需借某合同文件的复印件时,合同管理员必须在合同复印件上签出“ 此件仅供于事办理使用”字样,并做好相关登记(见附件 4) 。 6、合同档案管理员应做好借阅登记工作(见附件 2) 。(三) 查阅资料 1、 查阅资料必须在合同管理员规定的场所查阅。 2、 查阅资料不允许查阅与申请无关的资料。3、 凡查阅的资料一律不准复印。4、任何人不得擅自将档案、资料带出规定场所外。6、合同档案管理员应做好查阅登记工作(见附件 3) 。五、归还资料 借阅人应在规定时间如期归还合同档案,归还时合同管理员应认真核对,在借阅单备注栏注明归还时间及归还时出现的任何情况,做好登记工作。六、损坏或丢失资料的处理 1、借(查)阅人对所借阅合同档案必须妥善保管,保守机密,保证安全,任何人不得随意在所借资料上乱写、乱画、涂改、剪裁、拆散,不得私自复制、调换、污损、划线等,更不能擅自复印转借,更不得损坏和丢失。 2、在借(查)阅期间发生的一切问题,一律由借(查)阅人负责。七、合同档案仅供本公司利用,公司外单位或个人需查阅时,应由本单位相关人员陪同,并由本公司人员办理相关借阅手续,所有合同档案均需经总经理批准后,方可查阅。附件 2合同借阅登记表序号 合同编号 合同名称 借阅事由 份数 借阅部门 借阅人 借阅时间 归还时间 备注1 2 3 4 5 6 注借阅时间和归还时间要精确到 X 月 X 日 X 点 X 分附件 3合同查阅登记表序号 合同编号 合同名称 查阅事由 份数 查阅部门 查阅人 查阅时间 备注1 2 3 4 5 6 注查阅时间 X 月 X 日 X 点 X 分至 X 点 X 分附件 4 合同复印件使用登记表序号 合同编号 合同名称 使用事由 对方单位 份数 使用部门 使用人 时 间 备 注1 2 3 4 5 6
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